Alcuni chiarimenti sulle fatture elettroniche - Aggiornamento a febbraio 2019

• Chi è obbligato a emettere la fattura elettronica?
Dal 1° gennaio 2019 la fattura elettronica è diventata obbligatoria per tutti coloro che hanno la partita IVA tranne per chi rientra nel “regime di vantaggio” o nel “regime forfettario” (che comunque anche se esonerati possono emetterla) e per i piccoli produttori agricoli (per ora esonerati anche medici e farmacie).

• Ma quando va emessa la fattura elettronica e quando quella cartacea?
Se si è obbligati all’emissione di fatture elettroniche, le fatture cartacee non vanno più emesse, vanno sempre emesse solo fatture elettroniche, sia nei confronti di altri titolari di partita IVA che dei consumatori finali che non hanno la partita IVA, sia per clienti italiani che stranieri.

• Quali dati servono per emettere una fattura elettronica?
I dati da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi delle fatture cartacee, inoltre bisogna inserire il Codice destinatario "0000000" ed è possibile, ma non obbligatorio, inserire l’indirizzo di posta certificata (PEC) su cui il cliente vuole ricevere la fattura elettronica.
Se invece il cliente utilizza un intermediario per la ricezione delle fatture elettroniche, o è un soggetto accreditato come una grande azienda, è possibile inserire il “Codice destinatario” dell'intermediario o del soggetto, se vi viene fornito.
Se le fattura è verso la Pubblica Amministrazione (la cosiddetta FatturaPA) il Codice destinatario è obbligatorio e va utilizzato il Codice Univoco dell'Ufficio a cui la fattura è destinata.

• Come si fa a redigere una fattura elettronica?
Serve un software che consenta di predisporre un file, contenente i dati per la fattura, con una formattazione specifica e che dovrà essere firmato elettronicamente.

• Come si consegna la fattura elettronica al cliente?
La fattura elettronica non va consegnata al cliente ma va solo trasmessa al “Sistema di Interscambio”, che è una struttura creata dall’Agenzia dell’Entrate, che verificherà che la fattura sia corretta e provvederà a consegnarla al vostro cliente.

• Quando va emessa la fattura elettronica?
Fino al 30 giugno 2019 può essere emessa entro il giorno precedente a quello della liquidazione d'imposta, ad esempio il 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione per chi effettua la liquidazione mensile.
Dal 1 luglio 2019 entro dieci giorni dall'effettuazione dell'operazione.

• E al cliente cosa si consegna?
Una copia della fattura o un documento con i dati della fattura che dovrà riportare che la fattura originale sarà emessa in formato elettronico nei termini previsti, oppure il documento di trasporto, se previsto.

• Ma se il cliente non ha la posta certificata o il codice destinatario?
La fattura va emessa lo stesso indicando il Codice destinatario “0000000” e va inviata comunque al Sistema di Interscambio che l’archivierà nell’area riservata del cliente sul sito Internet dell’Agenzia delle Entrate.

• Ma l'agenzia delle Entrate mi deve fornire un codice destinatario?
No, il codice destinatario viene assegnato dall'Agenzia delle Entrate solo ai soggetti accreditati (come i provider, siti Internet, ecc.) che possono trasmettere e ricevere per vostro conto le e-fatture, l'intermediario vi deve comunicare il suo codice destinatario che voi dovrete registrare all'Agenzia delle Entrate per far ricevere le vostre e-fatture e le notifiche di risposta all'intermediario che poi a sua volta le deve girare a voi.
Utilizzando invece il Codice destinatario “0000000” e la PEC tutte le fatture elettroniche vengono inviate e ricevute direttamente a voi senza bisogno di intermediari e potete visualizzarle nella vostra area riservata sul sito Internet dell’Agenzia delle Entrate.

• Devo fare un abbonamento con un servizio Internet?
No, non è necessario. Utilizzando il Codice destinatario “0000000” tutte le fatture elettroniche vengono inviate e ricevute direttamente a voi senza bisogno di intermediari e possono essere visualizzate nella vostra area riservata sul sito Internet dell’Agenzia delle Entrate.

• Ma se cambio intermediario devo cambiare anche il Codice destinatario?
Sì, dato che ll Codice Destinatario è quello del vostro intermediario, se lo cambiate cambierà di conseguenza anche il codice, per cui dovrete comunicarlo a tutti vostri fornitori perché se inviassero le fatture con il vecchio codice le fatture non vi arriverebbe, a meno che non vi siate accreditati all'Agenzia dell'Entrate.
Infatti comunicando all'Agenzia delle Entrate il codice destinatario assegnato all'intermediario sarà il Sistema di Interscambio ad associare la vostra partita IVA al codice destinatario comunicato, indipendentemente dal codice destinatario o dalla PEC che viene indicata in fattura, e quindi la fattura sarà inviata al destinatario corretto.
Di conseguenza se ci si accredita all'Agenzia dell'Entrate non sarà necessario comuncare a nessuno né il codice destinatario né la PEC.

• Ho un cliente straniero, devo fare la fattura elettronica?
Anche se il cliente è un soggetto non residente, non stabilito e non identificato in Italia va comunque sempre emessa la fattura elettronica come per qualsiasi altro cliente ma come Codice identificativo va indicato “XXXXXXX”.

• La fattura elettronica deve essere firmata digitalmente?
Solo se il committente è la Pubblica Amministrazione, la cosiddetta "FatturaPA".
Le fatture tra privati o verso i consumatori finali non è necessario che siano firmate, oltretutto per chi riceve le fatture è più comodo che non siano firmate.

• Come si invia la fattura al Sistema di Interscambio?
Il metodo più semplice è con una PEC inviando il file della fattura (firmato elettronicamente) come allegato del messaggio di PEC all’indirizzo “sdi01@pec.fatturapa.it” per il primo invio e successivamente all'indirizzo che sarà comunicato dal SIstema di Interscambio nelle ricevute di consegna.

• E se mi scordo di inviare la fattura?
La fattura viene considerata come non emessa.

• Cosa succede dopo che ho inviato la fattura al Sistema di Interscambio?
Il Sistema di Interscambio risponde per email con una ricevuta che può essere: una ricevuta di scarto se la fattura contiene degli errori, in qual caso va corretta e rinviata con la stessa data e numerazione altrimenti si considera come non emessa; una ricevuta di impossibilità di consegna che vuol dire che la fattura è stata emessa correttamente ma non può essere inviata al cliente; una ricevuta di consegna che vuol dire che la fattura è stata emessa correttamente ed è stata inviata al cliente.

• Ho sbagliato l’importo della fattura elettronica ma è già stata inviata, cosa devo fare?
Non si può correggere né annullare, bisogna emettere una nota di credito con le stesse modalità della fattura elettronica ed eventualmente emettere una nuova fattura.

• Ma se non ricevo la fattura elettronica?
Il Sistema di Interscambio potrebbe comunque averla inviata ma per qualche motivo non è stata ricevuta (casella piena, provider fuori servizio, ecc.), in quel caso basta andare a verificare nella propria area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate e scaricare la fattura. Solo dopo averla scaricata scatta la detraibilità dell’IVA.

• Come si conservano le fatture?
L’Agenzia delle Entrate ha recentemente confermato la possibilità di archiviare le fatture elettroniche convertite nei formati pdf, jpg o txt, ma è ancora poco chiara e troppo complessa la modalità di conservazione.  Non basta archiviarle sul proprio computer, di conseguenza il modo più semplice è attivare la funzione di conservazione delle fatture nella propria area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate che provvederà a conservare gratuitamente le fatture in modo conforme per vostro conto.

• Perché usare ACTAGEST per gestire le fatture elettroniche?
Le fatture elettroniche possono essere emesse in vari modi, anche utilizzando gli strumenti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, ma con ACTAGEST è possibile avere un software gestionale completo per gestire i propri progetti, pratiche o commesse, che consente - anche - di redigere, inviare e gestire le fatture elettroniche avendo sempre sotto controllo tutta la contabilità, i flussi di cassa e i flussi di lavoro sia complessivi che suddivisi per progetti, clienti e fornitori.

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- effettuare la contabilità degli incassi e delle spese;
- gestire fatture, avvisi di pagamento, note di credito, conti e capitoli contabili, prima nota dei pagamenti in entrata e in uscita, scadenze di pagamento e giroconti;
- visualizzare bilanci e rendiconti con grafici automatici;
- emettere, gestire e inviare al Sistema di Interscambio le e-fatture.

 

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