Ancora sul nuovo regolamento europeo sulla Privacy e ACTAGEST Privacy - Sistema di gestione conforme alla normativa sulla privacy – Aggiornamento maggio 2018

ACTAGEST è un sistema di gestione modulare per professionisti, società ed enti che operano per progetti, pratiche o commesse composto da 10 soluzioni software completamente integrate tra loro.

ACTAGEST Privacy aggiunge al sistema ACTAGEST i moduli e le funzioni necessarie per rispondere alle misure minime di sicurezza per i trattamenti informatizzati dei dati con strumenti elettronici, previste dal Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 - Codice in materia di protezione dei dati personali, evitando le sanzioni penali ed amministrative previste nei casi di trattamento dati non conforme. Consente l'accesso controllato ad illimitati operatori attraverso un sistema di autenticazione ed autorizzazione e la gestione degli adempimenti previsti dalla normativa sulla privacy.

Dal 25 maggio 2018 diventa definitivamente applicabile il nuovo Regolamento Europeo UE 2016/679 in materia di protezione dei dati personali (noto anche come “GDPR – General Data Protection Regulation”).
Il Regolamento ha per oggetto la “tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e la libera circolazione di tali dati” e disciplina i trattamenti di dati personali, sia nel settore privato che nel settore pubblico con un approccio più basato sulla valutazione dei rischi che da misure rigide.

La Legge di delegazione europea 2016/2017 del 25 ottobre 2017, n. 163 delegava al Governo l’adozione, entro sei mesi dalla sua entrata in vigore, di uno o più decreti legislativi al fine di adeguare il quadro normativo nazionale alle disposizioni del GDPR.

Ad oggi, 26 aprile 2018, tale decreto di armonizzazione non è ancora stato emanato, esiste solo uno schema di Decreto Legislativo che ha già sollevato dubbi e perplessità e che probabilmente abrogherà del tutto l’attuale normativa sulla privacy D.Lgs. 196/2003.

Per via di una proroga che si esercita in automatico in questi casi, il Governo - il nuovo, a questo punto - ha tempo fino ad agosto per l’adeguamento. Fino ad allora potrebbero sorgere alcuni dubbi interpretativi sull’applicazione del GDPR e ciò provoca non pochi problemi vista la necessità di adeguare le proprie operazioni di trattamento dei dati per conformarsi al regolamento.

Ci si augura quindi che si conceda almeno un breve un periodo di transizione al fine di consentire a tutti i titolari di trattamenti dati di adeguarsi, visto anche il notevole peso delle nuove sanzioni amministrative (fino al 4% del fatturato). Il Garante ha già specificato che la macchina dei controlli e delle sanzioni partirà in modo graduale (non aspettiamoci insomma subito multe a tappeto), ma comunque partirà.

Ma già oggi chi utilizza ACTAGEST Privacy opera in modo conforme alla nuova visione della privacy del regolamento europeo, ad esempio ACTAGEST Privacy già prevede il registro dei trattamenti, la valutazione e registrazione delle misure da adottare per ogni trattamento sulla base dei possibili rischi, la nomina del Responsabile del Trattamento Dati, ecc.

Le principali modifiche previste dal regolamento europeo sono comunque riservate a chi tratta notevoli quantità di dati “su larga scala” soprattutto ai fini di profilazione per marketing o geolocalizzazione.

Con il nuovo decreto di armonizzazione è prevedibile un cambiamento dei riferimenti normativi da riportare sulle informative e sui vari documenti inerenti la privacy, ma ciò dovrà essere chiarito dal legislatore.

PRINCIPALI FUNZIONALITÀ DI ACTAGEST Privacy

• Informative sulla privacy generiche e personalizzate per ogni nominativo registrato, con o senza richiesta di consenso, specifiche per ogni trattamento;
• Informative sulla privacy per lavoratori, consulenti e collaboratori;
• Attestazioni ai sensi dell'art.7 personalizzate per ogni nominativo registrato;
• Nomine di responsabili, responsabili esterni, incaricati e amministratori di sistema;
• Comunicazioni sulla privacy con testi predefiniti e modificabili;
• Registrazione dei documenti d’identità dei nominativi;
• Obblighi di riservatezza personalizzati per ogni operatore;
• Dati generali sulla privacy e misure minime di sicurezza per i trattamenti dati informatizzati e non informatizzati, predefinite e personalizzabili;
• Gestione dei trattamenti dati con autorizzazioni e ambiti specifici;
• Disciplinare e linee guida sulla sicurezza;
• Documento sulla Privacy preimpostato e personalizzabile che, anche se non è previsto dalla normativa, può essere stampato per documentare, in caso di controlli, le misure di sicurezza che sono state adottate;
• Assegnazione delle informazioni come dati sensibili, dati giudiziari e dati riservati che possono essere visualizzate dai soli operatori autorizzati.

• Autenticazione, è possibile autenticare operatori di livello:

- base;
- avanzato;
- responsabile;
- amministratore;
- gestore.

con differenti modalità d’accesso ai dati e password con specifiche minime richieste.

• Autorizzazioni, è possibile autorizzare o negare le autorizzazioni ad ogni singolo operatore per:

- accedere ai diversi moduli di cui è composto ACTAGEST;
- eliminare i dati inseriti;
- modificare i dati;
- stampare i dati;
- esportare i dati;
- inviare comunicazioni;
- utilizzare le funzioni che richiedono Internet;
- accedere ai dati da remoto (da iPhone, iPad, dal web e da postazioni con Filemaker Pro);
- accedere ai dati sensibili;
- accedere o ai dati giudiziari;
- accedere ai dati riservati;
- accedere ai costi di acquisto dei tempi di lavoro, mansioni, attività e progetti;
- accedere ai prezzi di vendita dei tempi di lavoro, mansioni, attività e progetti;
- accedere ai dati contabili e agli eventi solo dopo una determinata data;
- accedere ai dati e ai dati correlati di tutti i progetti o solo di quelli in cui si è coinvolti e/o solo quelli
  in corso;
- accedere ai tempi di lavoro delle altre risorse;
- modificare i dati assegnati alle diverse categorie.

• Password degli operatori criptate per la massima sicurezza;
• Richiesta automatica di modifica della password dopo 3 o 6 mesi secondo il tipo di dati trattati;
• Disattivazione automatica degli operatori inattivi secondo la normativa sulla privacy;
• Registrazione degli accessi degli operatori;
• Raccolta delle password esterne riservate ad ogni operatore relative a siti web, carte di credito, banche dati, ecc.

È possibile effettuare il download di ACTAGEST Gratis che consente la gestione di nominativi, progetti e risorse e di visualizzare in modalità demo tutte le 10 soluzioni che compongono il sistema di gestione ACTAGEST: http://www.actaareasoftware.com/soluzioni/actagest.html

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